Registre visiteurs entreprise : digitalisez vos entrées et sorties, en toute sécurité
Découvrez notre solution d'accueil visiteur. EMITY propose un registre d'accueil entièrement numérisé qui automatise vos entrées et sorties, fini les registres papier fastidieux. Conforme RGPD nativement, traçable en temps réel, exportable en un clic. Le module REGISTRE VISITEURS fait partie de la suite E-CLICK et s'adapte aux ERP, PME et grands sites industriels.
Enregistrement en 5 secondes
Conforme nativement
Traçabilité instantanée
Un registre, plusieurs publics
Le module REGISTRE VISITEURS s'adapte à toutes les personnes qui entrent et sortent de votre site.
Visiteurs & clients
Rendez-vous, réunions
Collaborateurs & nouveaux arrivants
Équipes internes
Intervenants extérieurs
Prestataires, consultants, audits
Livreurs & fournisseurs
Livraisons, matériel
Visiteurs occasionnels
Partenaires, candidats
Digitalisez les entrées et sorties, gagnez du temps
L'affichage dynamique transforme la gestion des entrées et sorties en automatisant l'enregistrement de chaque intervenant. Mettre en place ce processus digitalisé vous permet de :
Connaître en temps réel qui est sur votre site
Identifiez le nombre et l'identité des personnes présentes sur votre site, à tout moment.
Accélérer l'enregistrement des visiteurs
Moins de file à l'accueil, moins d'erreurs de saisie, expérience d'accueil professionnelle.
Fluidifier la gestion administrative
Générez vos rapports en un clic, archivez l'historique des accès sans effort.
Tout ce que vous gagnez au quotidien
Pourquoi tenir un registre des visiteurs en entreprise ?
Informations à enregistrer dans le registre visiteurs
Lors de chaque visite, plusieurs informations essentielles doivent être consignées dans le formulaire d'accueil. Un registre visiteurs complet inclut au minimum les données suivantes :
- Nom et prénom du visiteur
- Société ou organisme d'appartenance
- Heure d'arrivée et heure de départ
- Raison de la visite
- Personne rencontrée dans l'entreprise
- Validation numérique ou signature
Ces données permettent d'identifier chaque personne présente sur votre site et d'assurer le suivi rigoureux de chaque accès. La procédure d'accueil peut être adaptée selon le type d'entreprise et accessible instantanément depuis votre espace de gestion centralisé.
Nom, prénom, société
Arrivée et départ
Raison + contact interne
Signature ou scan numérique
Fortement recommandé
Obligations spécifiques
Bonne pratique universelle
Registre visiteurs : obligation légale ou bonne pratique ?
La tenue d'un registre des visiteurs n'est pas imposée par la réglementation pour toutes les entreprises. Elle est cependant fortement recommandée dans les ERP (Établissements Recevant du Public) et les ERT (Établissements Recevant des Travailleurs). Certains bâtiments industriels classés ont des obligations spécifiques liées à leur activité ou à des articles du Code du travail.
Indépendamment de toute contrainte légale, tenir un registre est une mesure de santé et sécurité fondamentale sur le lieu de travail. Elle contribue à la sécurité au travail de toutes les personnes qui accèdent à vos locaux et aide à gérer le risque humain en situation d'urgence.
Traçabilité et sécurité : l'urgence en cas d'incident
En cas d'incendie ou d'évacuation, connaître en temps réel la liste des personnes présentes dans vos locaux est une information vitale. Ce problème se pose avec un registre papier, introuvable ou illisible en situation de stress.
Un registre numérique permet la transmission instantanée de la liste des présents au service de sécurité ou aux services de secours. Cette traçabilité renforce votre plan de sécurité et facilite l'application des consignes d'urgence.
Liste transmise en 1 clic
Qui est présent, maintenant
Gestion des présents
Le saviez-vous ?
40 à 50% des réunions commencent en retard en entreprise à cause des délais à l'accueil. Un enregistrement automatique par QR code réduit ce temps d'attente à quelques secondes.
Registre papier ou numérique : quel format choisir ?
De nombreuses entreprises utilisent encore un modèle de registre papier ou un tableau Excel pour gérer les entrées et sorties de leurs visiteurs. Ce modèle traditionnel présente des limites importantes : risque de perte du document, absence de traçabilité en temps réel et difficultés à garantir la confidentialité et la conformité RGPD. Chaque modèle papier impose également un traitement manuel fastidieux. La solution EMITY propose un modèle numérique qui répond à tous ces critères avec un pilotage centralisé.
Avec EMITY, passez à une solution moderne en quelques clics. Aucun matériel spécifique n'est requis au-delà de votre borne ou tablette existante. Réservez une démo ou demandez un essai gratuit de 3 mois (version Excellence) pour tester toutes les fonctionnalités sans engagement.
Fonctionnalités du module Registre Visiteurs EMITY
Enregistrement en quelques secondes via QR code ou NFC
Le module REGISTRE VISITEURS d'EMITY intègre deux technologies digitales pour un contrôle d'accès sans friction. La technologie NFC (Near Field Communication) permet à un visiteur de scanner son badge ou code unique via un boîtier dédié et d'être automatiquement enregistré dans le registre. Le QR code offre la même rapidité depuis la borne interactive. En moins de 5 secondes, chaque passage est tracé de façon efficace sans intervention du personnel d'accueil.
Tableau de bord en temps réel : qui est présent dans vos locaux ?
Depuis votre espace utilisateur E-CLICK, consultez en temps réel la liste complète des visiteurs et collaborateurs présents dans vos locaux. Ce système centralise toutes les informations : identité, heure d'arrivée, section visitée et statut de présence. En cas d'urgence, cette vue est transmissible en un clic au service de sécurité ou au PC sécurité.
Pré-enregistrement et personnalisation de l'accueil
L'outil EMITY permet de pré-enregistrer vos collaborateurs récurrents ou vos visiteurs attendus. À leur arrivée, la vérification est instantanée : un simple scan suffit pour valider leur présence. Vous pouvez également personnaliser l'interface à l'image de votre entreprise pour améliorer l'expérience visiteur et renforcer votre identité de marque.
Téléchargement en 1 clic
Audit et reporting
Stockage sécurisé
Export CSV et rapports d'activité pour l'audit interne
Téléchargez l'ensemble de vos données de registre au format CSV depuis votre espace E-CLICK. Ces exports servent à l'audit interne, au reporting de gestion et au stockage conforme de l'historique des accès. Vous gardez ainsi le contrôle et la maîtrise complète des informations collectées, pour une utilisation adaptée à vos besoins.
Des rapports d'activité personnalisés sont générables selon vos besoins spécifiques, pour une meilleure efficacité de gestion.
Voir le produit pour le croire
Découvrez l'interface du module REGISTRE VISITEURS à travers 3 captures réelles : côté visiteur et côté gestionnaire.
Saisie côté visiteur
Le menu « registre d'accueil » : société, nom, motif de visite. Interface tactile claire et rapide.
Liste de sociétés pré-renseignées
Le visiteur sélectionne sa société dans une liste déjà alimentée pour gagner du temps.
Tableau de bord gestionnaire
Vue complète côté E-CLICK : présents en temps réel, historique, exports CSV.
Découvrez le Registre Visiteurs EMITY en vidéo
Brochure Registre Visiteurs EMITY
Guide complet • PDF • Téléchargement gratuit
Téléchargez la brochure Registre Visiteurs EMITY
Découvrez en détail toutes les fonctionnalités du module Registre Visiteurs : QR code, NFC, tableau de bord temps réel, conformité RGPD et intégration avec vos systèmes existants.
La brochure présente également les tarifs, les modes de déploiement et les témoignages clients pour vous aider à convaincre en interne.
Questions fréquentes sur le registre visiteurs
Comment créer un registre des visiteurs en entreprise ?
Pour créer un registre visiteurs en entreprise, définissez par exemple les informations à collecter (nom, société, heure d'arrivée, raison de la visite) et choisissez votre format. Un logiciel comme EMITY sert de guide pour une mise en place en quelques minutes sans formation technique.
Le registre des visiteurs est-il obligatoire en entreprise ?
Le registre des visiteurs n'est pas légalement obligatoire dans la majorité des entreprises. Il est fortement recommandé dans les ERP et ERT. Au-delà des articles réglementaires spécifiques, tenir un registre est, pour chaque responsable de site, une mesure de sécurité conforme aux normes en vigueur.
Quelles informations doit-on recueillir dans un registre visiteurs ?
Un registre visiteurs doit contenir au minimum le nom et prénom du visiteur, sa société, l'heure d'arrivée et l'heure de départ, la raison de la visite et la personne rencontrée. Ces données assurent la traçabilité complète et contribuent à la prévention des risques sur le site.
Comment rendre son registre visiteurs conforme au RGPD ?
La règle de base pour respecter le RGPD : informez vos visiteurs du traitement de leurs données, limitez le stockage à 3 mois maximum et permettez l'exercice de leurs droits (accès, rectification, effacement). EMITY intègre ces fonctionnalités nativement pour une conformité sans effort de gestion.
Quels sont les avantages d'un registre visiteurs numérique ?
Un registre visiteur numérique remplace avantageusement le modèle papier : enregistrement automatique via QR code, traçabilité en temps réel, conformité RGPD native et export CSV immédiat. C'est une solution efficace et moderne pour un accueil des visiteurs professionnel et sécurisé.
Un visiteur peut-il s'enregistrer de façon autonome ?
Oui. Avec EMITY, un visiteur s'enregistre de façon autonome via un QR code ou une technologie NFC. Il scanne son code unique à l'entrée et est automatiquement enregistré dans le registre. Zéro intervention du personnel d'accueil requise.
Un registre numérique, fluide, conforme
En résumé, l'affichage dynamique et interactif apporte un réel plus au registre d'accueil. L'efficacité et la sécurité sont assurées, tout en offrant un parcours fluide et moderne à vos visiteurs. Vous recensez les informations utiles, vous restez au courant en temps réel de qui est présent sur votre site, et vous gagnez en réactivité en cas d'incident.
