Registre de visitants d’empresa: digitalitza les teves entrades i sortides, amb seguretat
El mòdul REGISTRE DE VISITANTS d’EMITY substitueix el llibre de recepció per un registre digital: cada arribada i cada sortida queda registrada en segons, se segueix en temps real i s’exporta en un clic. Conforme al RGPD de manera nativa, des de la seu petita fins a la planta industrial.
Per a qui és el registre?
Un registre, diversos públics
El mòdul s’adapta a totes les persones que entren i surten de la teva seu — cadascuna amb el seu motiu de visita i el seu recorregut d’acollida.
Visitants i clients
Cites, reunions, presentacions comercials.
Empleats
Equips interns i noves incorporacions.
Contractistes externs
Proveïdors de serveis, consultors, auditors, tècnics.
Repartidors i proveïdors
Lliuraments, equipament, recollides.
Visitants ocasionals
Socis, candidats, visites puntuals.
Beneficis immediats
Digitalitza entrades i sortides, guanya temps
Automatitzar el registre de cada persona present canvia tres coses de seguida.
Saps qui hi ha a la teva seu
En qualsevol moment, el nombre i la identitat de les persones presents apareixen al teu tauler.
Acceleres el registre d’entrada
Menys espera a recepció, menys errors de teclat, i una primera impressió acurada.
Simplifiques la paperassa
Els informes es generen en un clic i l’historial d’accessos s’arxiva sense esforç.
Tot el que guanyes en el dia a dia
- ✓Accés més fàcil al registre, tant per al públic com per als teus equips
- ✓Entrades i sortides més ràpides, sense cua a recepció
- ✓Preregistre d’empleats i visitants habituals
- ✓Identificació precisa de cada persona present
- ✓Traçabilitat completa de les entrades i de les visites
- ✓Dades centralitzades en un únic espai E-CLICK
- ✓Exportació CSV en un clic per als teus informes i les teves auditories
- ✓Una experiència de visita més fluida per al teu públic
Per entendre-ho
Per què portar un registre de visitants en una empresa?
Un registre no és un tràmit administratiu: és el que et permet saber qui és a les teves instal·lacions, en el segon en què ho necessites saber.
Quina informació ha de recollir el registre?
Per a cada visita n’hi ha prou amb unes poques dades perquè el registre sigui útil — i per respondre davant d’una inspecció. Un registre de visitants complet recull com a mínim:
- ✓El nom i els cognoms del visitant
- ✓L’empresa o organització a la qual pertany
- ✓L’hora d’arribada i l’hora de sortida
- ✓El motiu de la visita
- ✓La persona amb qui es reuneix a l’empresa
- ✓Una confirmació o una signatura digital
Aquestes dades permeten identificar totes les persones presents i seguir cada entrada. El procediment s’adapta a la teva organització i queda accessible a l’instant des del teu espai de gestió.
Identitat del visitant
Cognoms, nom, empresa.
Camp obligatori
Segellat de temps
Arribada i sortida registrades automàticament.
Automàtic
Motiu de la visita
Per què ve i amb quin contacte intern es reuneix.
Personalitzable
Confirmació
La signatura o l’escaneig digital del visitant.
Consentiment registrat
Marc legal
És obligatori un registre a la teva empresa?
Obligació legal o bona pràctica?
Portar un registre de visitants no s’exigeix a totes les empreses. Sí que és molt recomanable als edificis de pública concurrència i als centres de treball. Alguns emplaçaments industrials classificats tenen obligacions específiques lligades a la seva activitat.
Una mesura de seguretat, abans que res
Siguin quines siguin les obligacions legals, portar un registre és una mesura fonamental de seguretat i salut: protegeix totes les persones que entren a les teves instal·lacions i ajuda a gestionar el risc humà en una emergència.
Seguretat
Saber qui hi és present, en el moment en què importa
Traçabilitat i seguretat: el cas de l’emergència
En un incendi o una evacuació, saber exactament qui hi ha dins de les teves instal·lacions és informació vital. I és justament el que un registre en paper no et pot donar: impossible de trobar, o il·legible, en el moment mateix en què cal llegir-lo.
Un registre digital lliura la llista de les persones presents al responsable de seguretat o als serveis d’emergència en un clic. El teu pla d’evacuació es basa per fi en dades al dia.
- ✓Alerta instantània: la llista enviada en un clic
- ✓Temps real: qui hi és present, ara mateix
- ✓Pla de seguretat: gestió nominal de totes les persones presents
Comparativa
Registre en paper o digital: quin format triar?
Moltes empreses continuen portant un llibre o un full de càlcul. El mètode funciona — fins al dia en què cal trobar una dada de pressa.
| Criteri | Registre en paper / Excel | Registre digital EMITY |
|---|---|---|
| Seguretat de les dades | ✗ Risc de pèrdua o robatori | ✓ Emmagatzematge xifrat i segur |
| Compliment del RGPD | ✗ Difícil de garantir | ✓ Integrat de manera nativa |
| Traçabilitat en temps real | ✗ No disponible | ✓ Tauler en directe |
| Codi QR / NFC | ✗ No disponible | ✓ Registre en 5 segons |
| Gestió d’emergències | ✗ Llista inservible | ✓ Exportació immediata dels presents |
| Exportacions i informes | ~ Manuals i tediosos | ✓ CSV en un clic |
| Personalització | ~ Plantilla fixa | ✓ Interfície amb els colors de la teva marca |
No es necessita cap equipament específic més enllà del quiosc o de la tauleta que ja tens. Els 3 mesos de prova gratis donen accés a la versió Excellence, amb fins a 3 pantalles incloses.
Funcionalitats
Què fa el mòdul REGISTRE DE VISITANTS
Quatre blocs cobreixen tot el cicle: l’arribada del visitant, el seguiment en directe, el reconeixement dels habituals i la sortida de les dades.
Codi QR i NFC
El visitant escaneja el seu codi o presenta la seva acreditació: queda registrat en menys de 5 segons, sense ajuda de recepció.
5 segons
Tauler en temps real
La llista de visitants i d’empleats presents apareix en directe: identitat, hora d’arribada, estat.
Vista en directe
Preregistre
Els teus visitants previstos i els teus empleats habituals es reconeixen en arribar: n’hi ha prou amb un escaneig.
Temps guanyat
Exportació CSV i informes
Totes les dades del registre es descarreguen en un clic per a les teves auditories internes i el teu reporting.
1 clic
Construeix el teu formulari d’acollida en uns pocs clics
Des d’E-MANAGER, tries els camps que el visitant omplirà al quiosc i veus el resultat en directe a la previsualització. Cada seu pot tenir el seu propi registre: recepció de la seu central, moll de càrrega, obra.
- ✓Camps a punt per fer servir: cognoms, nom, empresa, telèfon, correu
- ✓Camps de negoci: matrícula de tractora o de remolc, referència de càrrega, acreditació
- ✓Motiu de la visita, comentari, departament, càrrec
- ✓L’ordre, l’amplada i el caràcter obligatori de cada camp
- ✓Una casella de consentiment RGPD afegida automàticament
Compliment
Compliment del RGPD i dades personals
Un registre de visitants recull dades personals. El compliment no t’hauria de demanar cap feina addicional: està integrat al mòdul.
Consentiment registrat, accés restringit per usuari i purga automàtica: les tres regles es tracten de manera nativa, sense cap tràmit administratiu per mantenir al dia.
Consell d’expert
Tres reflexos per a un registre conforme
Es configura una vegada, en cinc minuts.
Fixa la conservació en 3 mesos
Configura la supressió automàtica de les dades de visitants al cap de tres mesos: és el període que recomana la CNIL, l’autoritat francesa de protecció de dades, per als tractaments lligats al control d’accessos.
Informa a recepció
Mostra un avís que indiqui com es tracten les dades personals i els drets associats (accés, rectificació, supressió).
Restringeix l’accés
Limita qui pot consultar el registre a les persones autoritzades: els permisos es gestionen usuari per usuari a E-CLICK.
Galeria
Veure el producte per creure-ho
Quatre captures reals del mòdul: el costat del visitant, el costat de la configuració i el costat del gestor.
FAQ
Preguntes freqüents sobre el registre de visitants
Digitalitza el teu registre de visitants aquesta setmana
Registre per codi QR o NFC, compliment del RGPD integrat i un tauler en temps real per a totes les teves entrades i sortides. Per fi saps qui és a les teves instal·lacions — i pots demostrar-ho en un clic.
✓ Versió Excellence ✓ Fins a 3 pantalles incloses ✓ Sense targeta de crèdit ✓ Conforme al RGPD
