Registro de visitantes de empresa: digitaliza tus entradas y salidas, con seguridad
El módulo REGISTRO DE VISITANTES de EMITY sustituye el libro de recepción por un registro digital: cada llegada y cada salida queda registrada en segundos, se sigue en tiempo real y se exporta en un clic. Conforme al RGPD de forma nativa, desde la pequeña sede hasta la planta industrial.
¿Para quién es el registro?
Un registro, varios públicos
El módulo se adapta a todas las personas que entran y salen de tu sede — cada una con su motivo de visita y su recorrido de acogida.
Visitantes y clientes
Citas, reuniones, presentaciones comerciales.
Empleados
Equipos internos y nuevas incorporaciones.
Contratistas externos
Proveedores de servicios, consultores, auditores, técnicos.
Repartidores y proveedores
Entregas, equipamiento, recogidas.
Visitantes ocasionales
Socios, candidatos, visitas puntuales.
Beneficios inmediatos
Digitaliza entradas y salidas, gana tiempo
Automatizar el registro de cada persona presente cambia tres cosas de inmediato.
Sabes quién está en tu sede
En cualquier momento, el número y la identidad de las personas presentes aparecen en tu panel.
Aceleras el registro de entrada
Menos espera en recepción, menos errores de tecleo, y una primera impresión cuidada.
Simplificas el papeleo
Los informes se generan en un clic y el historial de accesos se archiva sin esfuerzo.
Todo lo que ganas en el día a día
- ✓Acceso más fácil al registro, tanto para el público como para tus equipos
- ✓Entradas y salidas más rápidas, sin cola en recepción
- ✓Prerregistro de empleados y visitantes habituales
- ✓Identificación precisa de cada persona presente
- ✓Trazabilidad completa de las entradas y de las visitas
- ✓Datos centralizados en un único espacio E-CLICK
- ✓Exportación CSV en un clic para tus informes y tus auditorías
- ✓Una experiencia de visita más fluida para tu público
Para entenderlo
¿Por qué llevar un registro de visitantes en una empresa?
Un registro no es un trámite administrativo: es lo que te permite saber quién está en tus instalaciones, en el segundo en que necesitas saberlo.
¿Qué información debe recoger el registro?
Para cada visita bastan unos pocos datos para que el registro sea útil — y para responder ante una inspección. Un registro de visitantes completo recoge al menos:
- ✓El nombre y los apellidos del visitante
- ✓La empresa u organización a la que pertenece
- ✓La hora de llegada y la hora de salida
- ✓El motivo de la visita
- ✓La persona con la que se reúne en la empresa
- ✓Una confirmación o una firma digital
Estos datos permiten identificar a todas las personas presentes y seguir cada entrada. El procedimiento se adapta a tu organización y queda accesible al instante desde tu espacio de gestión.
Identidad del visitante
Apellidos, nombre, empresa.
Campo obligatorio
Sellado de tiempo
Llegada y salida registradas automáticamente.
Automático
Motivo de la visita
Por qué viene y con qué contacto interno se reúne.
Personalizable
Confirmación
La firma o el escaneo digital del visitante.
Consentimiento registrado
Marco legal
¿Es obligatorio un registro en tu empresa?
¿Obligación legal o buena práctica?
Llevar un registro de visitantes no se exige a todas las empresas. Sí es muy recomendable en los edificios de pública concurrencia y en los centros de trabajo. Algunos emplazamientos industriales clasificados tienen obligaciones específicas ligadas a su actividad.
Una medida de seguridad, antes que nada
Cualesquiera que sean las obligaciones legales, llevar un registro es una medida fundamental de seguridad y salud: protege a todas las personas que entran en tus instalaciones y ayuda a gestionar el riesgo humano en una emergencia.
Seguridad
Saber quién está presente, en el momento en que importa
Trazabilidad y seguridad: el caso de la emergencia
En un incendio o una evacuación, saber exactamente quién está dentro de tus instalaciones es información vital. Y es justo lo que un registro en papel no puede darte: imposible de encontrar, o ilegible, en el momento mismo en que hay que leerlo.
Un registro digital entrega la lista de las personas presentes al responsable de seguridad o a los servicios de emergencia en un clic. Tu plan de evacuación se apoya por fin en datos al día.
- ✓Alerta instantánea: la lista enviada en un clic
- ✓Tiempo real: quién está presente, ahora mismo
- ✓Plan de seguridad: gestión nominal de todas las personas presentes
Comparativa
Registro en papel o digital: ¿qué formato elegir?
Muchas empresas siguen llevando un libro o una hoja de cálculo. El método funciona — hasta el día en que hay que encontrar un dato rápido.
| Criterio | Registro en papel / Excel | Registro digital EMITY |
|---|---|---|
| Seguridad de los datos | ✗ Riesgo de pérdida o robo | ✓ Almacenamiento cifrado y seguro |
| Cumplimiento del RGPD | ✗ Difícil de garantizar | ✓ Integrado de forma nativa |
| Trazabilidad en tiempo real | ✗ No disponible | ✓ Panel en directo |
| Código QR / NFC | ✗ No disponible | ✓ Registro en 5 segundos |
| Gestión de emergencias | ✗ Lista inservible | ✓ Exportación inmediata de los presentes |
| Exportaciones e informes | ~ Manuales y tediosas | ✓ CSV en un clic |
| Personalización | ~ Plantilla fija | ✓ Interfaz con los colores de tu marca |
No se necesita ningún equipamiento específico más allá del kiosco o de la tableta que ya tienes. Los 3 meses de prueba gratis dan acceso a la versión Excellence, con hasta 3 pantallas incluidas.
Funcionalidades
Lo que hace el módulo REGISTRO DE VISITANTES
Cuatro bloques cubren todo el ciclo: la llegada del visitante, el seguimiento en directo, el reconocimiento de los habituales y la salida de los datos.
Código QR y NFC
El visitante escanea su código o presenta su acreditación: queda registrado en menos de 5 segundos, sin ayuda de recepción.
5 segundos
Panel en tiempo real
La lista de visitantes y de empleados presentes aparece en directo: identidad, hora de llegada, estado.
Vista en directo
Prerregistro
Tus visitantes previstos y tus empleados habituales se reconocen al llegar: basta un escaneo.
Tiempo ganado
Exportación CSV e informes
Todos los datos del registro se descargan en un clic para tus auditorías internas y tu reporting.
1 clic
Construye tu formulario de acogida en unos pocos clics
Desde E-MANAGER, eliges los campos que el visitante rellenará en el kiosco y ves el resultado en directo en la previsualización. Cada sede puede tener su propio registro: recepción de la sede central, muelle de carga, obra.
- ✓Campos listos para usar: apellidos, nombre, empresa, teléfono, correo
- ✓Campos de negocio: matrícula de tractora o de remolque, referencia de carga, acreditación
- ✓Motivo de la visita, comentario, departamento, cargo
- ✓El orden, el ancho y el carácter obligatorio de cada campo
- ✓Una casilla de consentimiento RGPD añadida automáticamente
Cumplimiento
Cumplimiento del RGPD y datos personales
Un registro de visitantes recoge datos personales. El cumplimiento no debería pedirte ningún trabajo adicional: está integrado en el módulo.
Consentimiento registrado, acceso restringido por usuario y purga automática: las tres reglas se tratan de forma nativa, sin ningún trámite administrativo que mantener al día.
Consejo de experto
Tres reflejos para un registro conforme
Se configura una vez, en cinco minutos.
Fija la conservación en 3 meses
Configura la supresión automática de los datos de visitantes al cabo de tres meses: es el periodo que recomienda la CNIL, la autoridad francesa de protección de datos, para los tratamientos ligados al control de accesos.
Informa en recepción
Muestra un aviso que indique cómo se tratan los datos personales y los derechos asociados (acceso, rectificación, supresión).
Restringe el acceso
Limita quién puede consultar el registro a las personas autorizadas: los permisos se gestionan usuario por usuario en E-CLICK.
Galería
Ver el producto para creerlo
Cuatro capturas reales del módulo: el lado del visitante, el lado de la configuración y el lado del gestor.
FAQ
Preguntas frecuentes sobre el registro de visitantes
Digitaliza tu registro de visitantes esta semana
Registro por código QR o NFC, cumplimiento del RGPD integrado y un panel en tiempo real para todas tus entradas y salidas. Por fin sabes quién está en tus instalaciones — y puedes demostrarlo en un clic.
✓ Versión Excellence ✓ Hasta 3 pantallas incluidas ✓ Sin tarjeta de crédito ✓ Conforme al RGPD
