Registre visiteurs · E-MANAGER
Registre visiteurs numérique : savoir qui est dans le bâtiment, à la minute près
Le cahier d’accueil devient un registre en temps réel.
Le visiteur s’annonce sur la borne, son hôte est prévenu, le badge est prêt : chaque entrée et chaque sortie s’inscrivent dans E-MANAGER, consultables par l’accueil et la sécurité depuis n’importe quel poste.
Registre visiteurs
Savoir qui est dans le bâtiment,
à la minute près.
La sécurité d’un site tient à une question simple : qui est à l’intérieur, et depuis quand. Le module y répond en continu, sur l’écran de l’accueil.
Les entrées et les sorties, visibles sur l’interface
Le visiteur s’annonce sur la borne d’accueil. Son hôte reçoit la notification, le badge s’imprime, et l’entrée apparaît sur l’interface du module, celle que consultent l’accueil et la sécurité.
À la sortie, la ligne se ferme. En cas d’évacuation, la liste des personnes présentes est à jour et consultable depuis n’importe quel poste.
- Identification en quelques secondes sur la borne d’accueil
- Notification d’arrivée à l’hôte, par message ou par e-mail
- Entrées et sorties visibles sur l’interface, pour l’accueil comme pour la sécurité
- Génération de badges automatisée, compatible avec la technologie e-paper
- Conformité RGPD : durée de conservation paramétrable, données hébergées en France
Le parcours d’un visiteur
De la porte à la sortie,
quatre moments enregistrés.
Pour le visiteur, quelques secondes à la borne. Pour vous, une trace complète de son passage, sans rien ressaisir.
À qui s’adresse le registre ?
Un registre,
plusieurs publics.
Le module s’adapte à toutes les personnes qui entrent et sortent de votre site, chacune avec son motif de visite et son parcours d’accueil.
Côté E-MANAGER
Votre formulaire d’accueil,
composé en quelques clics.
Aucune compétence technique : le formulaire se compose comme une liste, et se modifie le jour où un champ manque.
Depuis E-MANAGER, vous choisissez les champs que le visiteur remplira sur la borne, et l’aperçu montre le résultat en direct. Chaque site peut avoir son propre registre : accueil du siège, quai de livraison, chantier.
- ✓Champs prêts à l’emploi : nom, prénom, société, téléphone, e-mail
- ✓Champs propres à votre site : numéro de badge, immatriculation du tracteur ou de la remorque, référence de chargement
- ✓Motif de la venue : demande, remarque, département, civilité
- ✓Mise en page : ordre, largeur et caractère obligatoire de chaque champ
- ✓Consentement RGPD : une case ajoutée automatiquement à chaque formulaire
Partout où il faut savoir qui entre
Au siège, à l’hôpital, au stade :
le même registre.
Sur un site industriel, l’identification se fait par badge NFC à l’entrée et l’arrivée d’un intervenant extérieur déclenche un SMS ou un e-mail. Ailleurs, le principe reste le même.
Sécurité
Savoir qui est présent, au moment où ça compte
Traçabilité et sécurité : l’urgence en cas d’incident
En cas d’incendie ou d’évacuation, savoir exactement qui se trouve dans vos locaux est une information vitale. C’est précisément ce qu’un registre papier ne sait pas donner : introuvable ou illisible au moment où il faudrait le lire.
Un registre numérique transmet la liste des présents en un clic au responsable sécurité ou aux services de secours. Votre plan d’évacuation s’appuie enfin sur une donnée à jour.
- ✓Alerte instantanée : liste transmise en un clic
- ✓Temps réel : qui est présent, maintenant
- ✓Plan de sécurité : gestion nominative des présents
Comprendre
Pourquoi tenir un registre des visiteurs en entreprise ?
Un registre n’est pas une formalité administrative : c’est ce qui vous permet de savoir qui est chez vous, à la seconde où vous en avez besoin.
Quelles informations enregistrer dans le registre ?
À chaque visite, quelques informations suffisent à rendre le registre utile — et opposable en cas de contrôle. Un registre visiteurs complet consigne au minimum :
- ✓Nom et prénom du visiteur
- ✓Société ou organisme d’appartenance
- ✓Heure d’arrivée et heure de départ
- ✓Motif de la visite
- ✓Personne rencontrée dans l’entreprise
- ✓Validation numérique ou signature
Ces données permettent d’identifier chaque personne présente et de suivre chaque accès. La procédure s’adapte à votre organisation et reste accessible instantanément depuis votre espace de gestion.
Cadre légal
Le registre est-il obligatoire dans votre entreprise ?
Obligation légale ou bonne pratique ?
La tenue d’un registre des visiteurs n’est pas imposée à toutes les entreprises. Elle est en revanche fortement recommandée dans les ERP (établissements recevant du public) et les ERT (établissements recevant des travailleurs). Certains bâtiments industriels classés ont des obligations spécifiques liées à leur activité.
Une mesure de sécurité avant tout
Indépendamment de toute contrainte légale, tenir un registre est une mesure de santé et de sécurité fondamentale : elle protège toutes les personnes qui accèdent à vos locaux et aide à gérer le risque humain en situation d’urgence.
Conformité & audits
Un logiciel indispensable
pour vos audits ISO 27001 et SOC 2.
Les deux référentiels demandent la même preuve : qui est entré dans vos locaux, quand, et qui l’a reçu. Le registre la tient à jour sans effort.
Le registre apporte la preuve du contrôle d’accès physique ; la certification porte sur l’ensemble de votre système de management de la sécurité de l’information.
Le saviez-vous ?
40 à 50 % des réunions commencent en retard à cause des délais à l’accueil. Un enregistrement par QR code ramène ce temps à quelques secondes — et le visiteur n’attend plus derrière une file d’accueil.
Comparatif
Registre papier ou numérique : quel format choisir ?
Beaucoup d’entreprises tiennent encore un cahier ou un tableur. Le procédé fonctionne — jusqu’au jour où il faut retrouver une information vite.
| Critère | Registre papier / Excel | Registre numérique EMITY |
|---|---|---|
| Sécurité des données | ✗ Risque de perte ou de vol | ✓ Stockage chiffré et sécurisé |
| Conformité RGPD | ✗ Difficile à garantir | ✓ Intégrée nativement |
| Traçabilité en temps réel | ✗ Indisponible | ✓ Tableau de bord en direct |
| QR code / NFC | ✗ Non disponible | ✓ Enregistrement en 5 secondes |
| Gestion des urgences | ✗ Liste inexploitable | ✓ Export instantané des présents |
| Export et rapports | ~ Manuel et fastidieux | ✓ CSV en un clic |
| Personnalisation | ~ Modèle fixe | ✓ Interface aux couleurs de votre marque |
Aucun matériel spécifique n’est requis au-delà de votre borne ou de votre tablette existante. L’essai gratuit de 3 mois donne accès à la version Excellence, jusqu’à 3 écrans inclus.
Conformité
Conformité RGPD et données personnelles
Un registre visiteurs collecte des données à caractère personnel. La conformité ne devrait pas vous demander de travail supplémentaire : elle est intégrée au module.
Consentements tracés, accès restreint par utilisateur et purge automatique : les trois règles sont gérées nativement, sans procédure administrative à tenir à jour.
Conseil d’expert
Trois réflexes pour un registre conforme
À mettre en place une fois, en cinq minutes.
Fixez la durée à 3 mois
Configurez la suppression automatique des données visiteurs à trois mois : c’est la durée recommandée par la CNIL pour les traitements liés à l’accès physique.
Informez à l’accueil
Affichez un panneau indiquant le traitement des données personnelles et les droits associés (accès, rectification, effacement).
Restreignez les accès
Limitez la consultation du registre aux personnes habilitées : les droits se gèrent utilisateur par utilisateur dans E-MANAGER.
Une suite intégrée
Le registre n’est qu’une étape
du parcours de vos visiteurs.
Le même compte E-MANAGER porte les autres expériences de l’accueil : un contrat, une formation, un interlocuteur.
FAQ
Questions fréquentes sur le registre visiteurs
Digitalisez votre registre visiteurs dès cette semaine
Enregistrement par QR code ou NFC, conformité RGPD intégrée et tableau de bord en temps réel pour toutes vos entrées et sorties. Vous savez enfin qui est chez vous — et vous le prouvez en un clic.
✓ Version Excellence ✓ Jusqu’à 3 écrans inclus ✓ Sans carte bancaire ✓ Conforme RGPD
