Registre visiteurs entreprise : digitalisez vos entrées et sorties, en toute sécurité
Le module REGISTRE VISITEURS d’EMITY remplace le cahier d’accueil par un registre numérique : chaque arrivée et chaque sortie sont enregistrées en quelques secondes, tracées en temps réel et exportables en un clic. Conforme RGPD nativement, du petit site à l’ERP industriel.
À qui s’adresse le registre ?
Un registre, plusieurs publics
Le module s’adapte à toutes les personnes qui entrent et sortent de votre site — chacune avec son motif de visite et son parcours d’accueil.
Visiteurs & clients
Rendez-vous, réunions, présentations commerciales.
Collaborateurs
Équipes internes et nouveaux arrivants.
Intervenants extérieurs
Prestataires, consultants, auditeurs, techniciens.
Livreurs & fournisseurs
Livraisons, matériel, enlèvements.
Visiteurs occasionnels
Partenaires, candidats, visites ponctuelles.
Des bénéfices immédiats
Digitalisez les entrées et sorties, gagnez du temps
Automatiser l’enregistrement de chaque intervenant change trois choses tout de suite.
Savoir qui est sur votre site
À tout moment, le nombre et l’identité des personnes présentes s’affichent dans votre tableau de bord.
Accélérer l’enregistrement
Moins d’attente à l’accueil, moins d’erreurs de saisie, et une première impression soignée.
Simplifier l’administratif
Les rapports se génèrent en un clic et l’historique des accès s’archive sans effort.
Tout ce que vous gagnez au quotidien
- ✓Accès facilité au registre pour le public comme pour vos équipes
- ✓Entrées et sorties accélérées, sans file à l’accueil
- ✓Pré-enregistrement des collaborateurs et visiteurs récurrents
- ✓Identification précise de chaque personne sur site
- ✓Traçabilité complète des entrées et des visites
- ✓Données centralisées dans un seul espace E-CLICK
- ✓Export CSV en un clic pour vos rapports et vos audits
- ✓Expérience de visite plus fluide pour votre public
Comprendre
Pourquoi tenir un registre des visiteurs en entreprise ?
Un registre n’est pas une formalité administrative : c’est ce qui vous permet de savoir qui est chez vous, à la seconde où vous en avez besoin.
Quelles informations enregistrer dans le registre ?
À chaque visite, quelques informations suffisent à rendre le registre utile — et opposable en cas de contrôle. Un registre visiteurs complet consigne au minimum :
- ✓Nom et prénom du visiteur
- ✓Société ou organisme d’appartenance
- ✓Heure d’arrivée et heure de départ
- ✓Motif de la visite
- ✓Personne rencontrée dans l’entreprise
- ✓Validation numérique ou signature
Ces données permettent d’identifier chaque personne présente et de suivre chaque accès. La procédure s’adapte à votre organisation et reste accessible instantanément depuis votre espace de gestion.
Identité visiteur
Nom, prénom, société.
Champ obligatoire
Horodatage
Arrivée et départ enregistrés automatiquement.
Automatique
Motif de visite
Raison de la venue et contact interne rencontré.
Personnalisable
Validation
Signature ou scan numérique du visiteur.
Consentement tracé
Cadre légal
Le registre est-il obligatoire dans votre entreprise ?
Obligation légale ou bonne pratique ?
La tenue d’un registre des visiteurs n’est pas imposée à toutes les entreprises. Elle est en revanche fortement recommandée dans les ERP (établissements recevant du public) et les ERT (établissements recevant des travailleurs). Certains bâtiments industriels classés ont des obligations spécifiques liées à leur activité.
Une mesure de sécurité avant tout
Indépendamment de toute contrainte légale, tenir un registre est une mesure de santé et de sécurité fondamentale : elle protège toutes les personnes qui accèdent à vos locaux et aide à gérer le risque humain en situation d’urgence.
Sécurité
Savoir qui est présent, au moment où ça compte
Traçabilité et sécurité : l’urgence en cas d’incident
En cas d’incendie ou d’évacuation, savoir exactement qui se trouve dans vos locaux est une information vitale. C’est précisément ce qu’un registre papier ne sait pas donner : introuvable ou illisible au moment où il faudrait le lire.
Un registre numérique transmet la liste des présents en un clic au responsable sécurité ou aux services de secours. Votre plan d’évacuation s’appuie enfin sur une donnée à jour.
- ✓Alerte instantanée : liste transmise en un clic
- ✓Temps réel : qui est présent, maintenant
- ✓Plan de sécurité : gestion nominative des présents
Comparatif
Registre papier ou numérique : quel format choisir ?
Beaucoup d’entreprises tiennent encore un cahier ou un tableur. Le procédé fonctionne — jusqu’au jour où il faut retrouver une information vite.
| Critère | Registre papier / Excel | Registre numérique EMITY |
|---|---|---|
| Sécurité des données | ✗ Risque de perte ou de vol | ✓ Stockage chiffré et sécurisé |
| Conformité RGPD | ✗ Difficile à garantir | ✓ Intégrée nativement |
| Traçabilité en temps réel | ✗ Indisponible | ✓ Tableau de bord en direct |
| QR code / NFC | ✗ Non disponible | ✓ Enregistrement en 5 secondes |
| Gestion des urgences | ✗ Liste inexploitable | ✓ Export instantané des présents |
| Export et rapports | ~ Manuel et fastidieux | ✓ CSV en un clic |
| Personnalisation | ~ Modèle fixe | ✓ Interface aux couleurs de votre marque |
Aucun matériel spécifique n’est requis au-delà de votre borne ou de votre tablette existante. L’essai gratuit de 3 mois donne accès à la version Excellence, jusqu’à 3 écrans inclus.
Fonctionnalités
Ce que fait le module REGISTRE VISITEURS
Quatre briques couvrent tout le cycle : l’arrivée du visiteur, le suivi en direct, la reconnaissance des habitués et la sortie des données.
QR code et NFC
Le visiteur scanne son code ou présente son badge : il est enregistré en moins de 5 secondes, sans intervention de l’accueil.
5 secondes
Tableau de bord temps réel
La liste des visiteurs et collaborateurs présents s’affiche en direct : identité, heure d’arrivée, statut.
Vue en direct
Pré-enregistrement
Vos visiteurs attendus et vos collaborateurs récurrents sont reconnus à l’arrivée : un scan suffit.
Gain de temps
Export CSV et rapports
Toutes les données du registre se téléchargent en un clic pour l’audit interne et le reporting.
1 clic
Composez votre formulaire d’accueil en quelques clics
Depuis E-MANAGER, vous choisissez les champs que le visiteur remplira sur la borne et vous voyez le résultat en direct dans l’aperçu. Chaque site peut avoir son propre registre : accueil siège, quai de livraison, chantier.
- ✓Champs prêts à l’emploi : nom, prénom, société, téléphone, e-mail
- ✓Champs métier : immatriculation tracteur ou remorque, référence de chargement, badge
- ✓Motif de visite, remarque, département, civilité
- ✓Ordre, largeur et caractère obligatoire de chaque champ
- ✓Case de consentement RGPD ajoutée automatiquement
Conformité
Conformité RGPD et données personnelles
Un registre visiteurs collecte des données à caractère personnel. La conformité ne devrait pas vous demander de travail supplémentaire : elle est intégrée au module.
Consentements tracés, accès restreint par utilisateur et purge automatique : les trois règles sont gérées nativement, sans procédure administrative à tenir à jour.
Conseil d’expert
Trois réflexes pour un registre conforme
À mettre en place une fois, en cinq minutes.
Fixez la durée à 3 mois
Configurez la suppression automatique des données visiteurs à trois mois : c’est la durée recommandée par la CNIL pour les traitements liés à l’accès physique.
Informez à l’accueil
Affichez un panneau indiquant le traitement des données personnelles et les droits associés (accès, rectification, effacement).
Restreignez les accès
Limitez la consultation du registre aux personnes habilitées : les droits se gèrent utilisateur par utilisateur dans E-CLICK.
Galerie
Voir le produit pour le croire
Quatre captures réelles du module : côté visiteur, côté paramétrage et côté gestionnaire.
En vidéo
Le registre visiteurs EMITY en images
Deux minutes pour voir le module en situation, de la borne au tableau de bord.
FAQ
Questions fréquentes sur le registre visiteurs
Digitalisez votre registre visiteurs dès cette semaine
Enregistrement par QR code ou NFC, conformité RGPD intégrée et tableau de bord en temps réel pour toutes vos entrées et sorties. Vous savez enfin qui est chez vous — et vous le prouvez en un clic.
✓ Version Excellence ✓ Jusqu’à 3 écrans inclus ✓ Sans carte bancaire ✓ Conforme RGPD
