Affichage légal numérique : vos obligations d’affichage sur écran

Depuis le 1er juillet 2022, la publication électronique est devenue le mode de publicité de droit commun des actes des collectivités. Et le Code du travail impose à chaque entreprise d’afficher une série de documents. Le module Affichage légal d’E-CLICK porte ces informations sur écran, borne tactile ou totem — en mairie, en entreprise comme en copropriété.

1er juil. 2022entrée en vigueur de la réforme
3 500 hab.le seuil qui change tout
+1 000comptes clients EMITY

COMPRENDRE

L’affichage légal numérique, définition simple

Avant de parler d’équipement, remettons les mots à leur place. Le sujet touche trois publics très différents, avec des obligations qui ne se ressemblent pas.

L’affichage légal numérique, c’est quoi ?

L’affichage légal numérique consiste à porter sur un support électronique les informations qu’une organisation a l’obligation de rendre publiques : actes administratifs pour une commune, documents du Code du travail pour une entreprise, informations de gestion pour une copropriété. Autrement dit, ce que l’on punaisait hier sur un panneau de liège s’affiche aujourd’hui sur un écran, une borne tactile ou un totem.

L’intérêt va plus loin que le confort de lecture : un document numérique se met à jour depuis un tableau de bord, se télécharge par QR code et reste consultable quand les bureaux sont fermés.

  • ✓Sur place — hall d’accueil, zone de pause, parties communes
  • ✓En mobilité — QR code sur l’écran, document récupéré sur le téléphone
  • ✓À jour — une modification, un clic, tous les écrans suivent
  • ✓Accessible — hauteur PMR, contrastes et tailles de texte réglables

Citoyen scannant le QR code d’une borne pour télécharger un acte administratif

CADRE RÉGLEMENTAIRE

Ce que dit la loi pour les collectivités

La réforme de 2021 a changé la hiérarchie des supports. Voici les quatre points à retenir avant de choisir un équipement.

Ordonnance 2021-1310

Une réforme, deux textes

L’ordonnance n° 2021-1310 et le décret n° 2021-1311 du 7 octobre 2021 ont réformé les règles de publicité, d’entrée en vigueur et de conservation des actes des collectivités. Ils s’appliquent depuis le 1er juillet 2022.

Droit commun

La publication électronique devient la règle

Depuis cette date, la publication sous forme électronique sur le site internet de la collectivité est le mode de publicité de droit commun des actes. L’affichage papier n’est plus le principe.

Plus de 3 500 hab.

Pas d’alternative au-dessus du seuil

Les communes de plus de 3 500 habitants et leurs groupements, comme les départements et les régions, publient obligatoirement par voie électronique. Le choix du support ne leur est pas laissé.

Moins de 3 500 hab.

Trois options, sur délibération

Les communes de moins de 3 500 habitants, les syndicats de communes et les syndicats mixtes gardent le choix entre l’affichage, la publication papier et la publication électronique. Ce choix se formalise par une délibération expresse.

Le point que l’on oublie souvent : le papier sur demande

La dématérialisation ne fait pas disparaître le papier. Pour ne laisser personne de côté — administrés sans accès à internet, personnes peu à l’aise avec le numérique — toute collectivité concernée doit communiquer une version papier de l’acte à toute personne qui le demande. C’est précisément là qu’un écran ou une borne en libre accès prend tout son sens : il remet l’information à portée de ceux qui ne la consulteraient jamais sur un site web.

EN MAIRIE

Les actes à porter à la connaissance des administrés

Délibérations, arrêtés, urbanisme : passer au numérique commence par savoir ce qui doit être publié.

Agent de mairie publiant les délibérations et arrêtés municipaux

Quels documents publier en mairie ?

La liste dépend de la vie de la commune, mais on retrouve presque toujours les mêmes familles de documents. Un inventaire posé au départ évite les oublis et permet de dimensionner l’équipement selon les volumes réels.

  • ✓Délibérations du conseil municipal et comptes rendus de séance
  • ✓Arrêtés municipaux (voirie, circulation, occupation du domaine public)
  • ✓Actes d’urbanisme : PLU et ses révisions, permis de construire, déclarations préalables
  • ✓Avis de consultation et d’enquête publique, avec leurs délais
  • ✓Décisions réglementaires locales et informations de service

Chaque document reste disponible au format PDF, téléchargeable d’un geste depuis l’écran grâce au QR code.

EN ENTREPRISE

Écran d’affichage d’entreprise : neuf informations à garder visibles

Panneau jauni dans le couloir ou écran lisible en zone de pause : l’obligation est la même, le résultat non.

Ce que le Code du travail demande d’afficher

Le Code du travail impose de rendre plusieurs informations accessibles à tous les salariés, dans un endroit où ils peuvent les consulter librement. Un écran en hall d’accueil ou en zone de pause réunit tout cela au même endroit — et se corrige en quelques secondes quand une coordonnée change.

  • 1Coordonnées de la médecine du travail et de l’inspection du travail
  • 2Convention collective applicable et modalités de consultation
  • 3Numéros d’urgence (pompiers, SAMU, police)
  • 4Dispositif de lutte contre le harcèlement moral et sexuel
  • 5Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes
  • 6Consignes de sécurité incendie et plan d’évacuation
  • 7Horaires de travail, repos hebdomadaire et durée du travail
  • 8Coordonnées des représentants du personnel et du CSE
  • 9Modalités d’accès au document unique d’évaluation des risques (DUERP)

Écran d’affichage d’entreprise en zone de pause présentant les documents obligatoires

MULTI-SITES

Quand l’affichage doit suivre les équipes

Un affichage obligatoire n’a de valeur que s’il est à jour partout, y compris sur les sites les plus éloignés.

Écran d’affichage obligatoire dans la base de vie d’un chantier BTP

Chantiers, ateliers, sites multiples

Dans le bâtiment et l’industrie, la difficulté n’est pas de savoir quoi afficher : c’est de tenir à jour le même affichage sur des sites qui ouvrent, se déplacent et ferment. Piloter les écrans à distance évite les tournées de mise à jour.

  • ✓Une base de vie équipée, l’affichage se remplit tout seul depuis le siège
  • ✓Consignes de sécurité et numéros d’urgence propres à chaque site
  • ✓Documents communs diffusés en une fois sur l’ensemble du parc
  • ✓Écrans robustes pour atelier, entrepôt ou local de chantier

EN COPROPRIÉTÉ

Affichage obligatoire en immeuble collectif

Syndics et bailleurs sociaux gèrent souvent des dizaines de halls. Le panneau vitré du rez-de-chaussée peut se piloter à distance, lui aussi.

Ce qui s’affiche dans les parties communes

Le hall d’immeuble reste le point de passage où l’information atteint vraiment les occupants. Certaines mentions y ont même un fondement réglementaire : en application de l’article 9 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, le syndic indique par voie d’affichage dans les parties communes la date de la prochaine assemblée générale et la possibilité pour les copropriétaires d’y faire inscrire des questions.

  • ✓Date de la prochaine assemblée générale et inscription des questions à l’ordre du jour
  • ✓Coordonnées du syndic, permanences et numéro d’astreinte
  • ✓Règles de vie de l’immeuble et consignes de tri
  • ✓Travaux en cours, coupures d’eau ou d’électricité, passage des encombrants
  • ✓Consignes de sécurité incendie et numéros d’urgence

Bon à savoir : cet affichage n’est pas prescrit sous peine de nullité de l’assemblée générale — il n’en reste pas moins une obligation du syndic.

Écran d’affichage dans le hall d’un immeuble en copropriété

BÉNÉFICES

Ce que change le passage à l’écran

Au-delà de la conformité, trois effets se font sentir dès les premières semaines.

Une mise à jour, tous les écrans

Un affichage papier demande une impression, un déplacement et une pose, panneau par panneau. Un document numérique se remplace depuis le tableau de bord, et la modification arrive simultanément sur l’ensemble des écrans.

Lisible par tous, même portes fermées

Une borne en hall ou un totem en façade laisse l’information consultable en dehors des heures d’ouverture. Installé à hauteur PMR, avec des contrastes et des tailles de texte adaptés, il s’inscrit dans une démarche d’accessibilité (référentiel RGAA 4.1).

Moins de papier, un argument RSE

Chaque mise à jour évitée, c’est de l’encre et du papier en moins. L’économie dépend du nombre de panneaux et du rythme de publication ; elle se double d’un argument concret pour vos dossiers de transition écologique.

COMPARATIF

Site internet, borne dédiée ou écran polyvalent ?

Chaque support répond à un besoin différent. Le tableau ci-dessous les remet à leur place.

À lire avant de comparer. Ces trois colonnes ne jouent pas le même rôle. La publication électronique des actes se fait sur le site internet de la collectivité : c’est lui qui remplit l’obligation réglementaire. Une borne ou un totem ne s’y substitue pas — il complète le dispositif, en rendant l’information accessible sur place à ceux qui ne la consulteraient pas en ligne.

La question n’est donc pas « site ou borne ? » mais « comment atteindre aussi les administrés qui ne vont pas sur le site ? »

Critère Site internet seul Borne dédiée mono-usage Écran + E-CLICK
Rôle au regard de la loi Support de la publication des actes — c’est lui qui remplit l’obligation Complément de consultation sur place Complément de consultation sur place
Administrés sans accès à internet ✗  Hors de portée ✓  Consultation libre en hall ✓  En hall et en extérieur
Accessibilité PMR Dépend de l’équipement du citoyen ✓  Hauteur d’écran adaptée ✓  Hauteur adaptée, contrastes RGAA 4.1
Disponibilité hors horaires ✓  Si la personne est connectée Selon l’implantation (intérieur) ✓  Totem extérieur, 24 h/24
Communication de la collectivité ✗  Autre canal à prévoir ✗  Mono-usage légal ✓  Affichage dynamique inclus
Coût indicatif Hébergement et maintenance du site Budget d’équipement dédié Abonnement + écran, essai gratuit 3 mois
Délai de mise en route Quelques heures si le site existe Plusieurs semaines (installation) Quelques jours, revendeur certifié sur place

MISE EN PLACE

Trois étapes pour démarrer sereinement

Le projet est plus simple qu’il n’y paraît : l’essentiel se joue avant l’achat du matériel.

1

Faire le point sur vos obligations

Vérifiez d’abord de quel côté du seuil de 3 500 habitants se situe votre commune — ou, en entreprise, quels documents le Code du travail vous impose. Dressez ensuite l’inventaire de ce qui doit être publié et à quelle fréquence.

2

Choisir l’emplacement, puis l’écran

L’emplacement décide du matériel, pas l’inverse. Une borne tactile convient au hall d’accueil, un totem extérieur étend la consultation hors horaires, un écran mural suffit en zone de pause. Un revendeur certifié EMITY prend en charge la pose.

3

Chercher les financements disponibles

Pour une collectivité, plusieurs dispositifs peuvent alléger l’investissement. Un équipement polyvalent, qui sert à la fois à l’affichage légal et à la communication municipale, se défend généralement mieux dans un dossier de subvention qu’une borne mono-usage.

FINANCEMENT

Les dispositifs mobilisables par une collectivité

Un projet d’affichage légal numérique peut entrer dans plusieurs cadres de subvention. Les critères et les taux évoluent : la marche à suivre est de les confirmer auprès de votre préfecture.

DETR — Dotation d’Équipement des Territoires Ruraux

Soutient les investissements des communes rurales et des petites villes, équipements numériques compris.

Communes rurales

DSIL — Dotation de Soutien à l’Investissement Local

Accompagne la modernisation des services publics locaux, avec une attention portée aux projets numériques.

Services publics

Fonds Vert — Transition écologique des territoires

Concerne les projets qui associent modernisation numérique et réduction de l’empreinte environnementale.

Volet RSE

Aides locales — Région, département, intercommunalité

Des dispositifs complémentaires existent selon les territoires. Votre préfecture reste la source la plus fiable pour les critères en vigueur.

À vérifier localement

Un conseil de dossier

Un équipement qui ne sert qu’à l’affichage légal reste un investissement mono-usage. Le même écran qui porte aussi la communication de la commune — agenda culturel, alertes, informations pratiques — raconte une autre histoire dans un dossier de subvention. Pensez à le présenter ainsi.

NOTRE RÉPONSE

E-CLICK : le module Affichage légal d’E-MANAGER

E-CLICK est le module d’affichage interactif de la suite E-MANAGER, la plateforme web depuis laquelle EMITY pilote tous ses usages d’écran. Son module Affichage légal réunit au même endroit les documents à publier, les écrans qui les portent et la programmation qui les fait tourner.

EMITY compte plus de 1 000 comptes clients en France et en Europe, avec un réseau de plus de 130 partenaires distributeurs qui assurent l’installation et le suivi au plus près du terrain. C’est ce réseau qui accompagne les collectivités, de la première borne au parc complet.

Prise en main directe

Les agents publient sans formation technique : on dépose le document, on choisit l’écran.

À votre charte

Couleurs, logo et mise en page reprennent l’identité de la commune ou de l’entreprise.

Tous les formats

PDF, images, vidéos : les documents partent tels quels, sans conversion préalable.

Téléchargement par QR code

Le visiteur scanne, le document arrive sur son téléphone. Il repart avec, pas seulement avec le souvenir.

Votre site sur l’écran

La borne peut afficher directement le site de la collectivité, là où les actes sont publiés.

Statistiques de consultation

Vous voyez quels documents sont réellement consultés, et lesquels méritent une meilleure place.

Programmation horaire

L’écran change de contenu selon le jour et l’heure, sans intervention.

Un parc, un tableau de bord

D’un écran à plusieurs centaines, la gestion reste centralisée dans E-MANAGER.

DOUBLE USAGE

Un seul écran, deux missions

C’est le point qui distingue un écran polyvalent d’une borne dédiée : le même équipement porte l’affichage légal aux heures utiles, puis la communication de la collectivité le reste du temps. La bascule suit votre programmation, sans intervention manuelle.

Mode affichage légal

  • ✓Heures d’accueil — délibérations du conseil au format PDF, avec QR code
  • ✓En continu — arrêtés, avis de consultation, actes administratifs
  • ✓En façade — documents consultables même mairie fermée

Mode communication

  • ✓En soirée — actualités de la commune, agenda culturel
  • ✓Le week-end — animations, services ouverts, alertes météo
  • ✓Pendant les vacances — permanences, contacts utiles, numéros d’urgence

Vos administrés trouvent les documents officiels quand ils en ont besoin, et la vie de la commune le reste du temps. Une infrastructure, deux usages.

ARGUMENT RSE

Affichage légal et E-PAPER : le bon mariage

Sur un contenu qui bouge peu, l’encre numérique change l’équation énergétique — et donne du poids à un dossier de transition écologique.

Aller plus loin avec l’encre numérique

Un document légal change rarement d’une heure à l’autre : il reste affiché des jours, parfois des semaines. C’est exactement le terrain de l’E-PAPER, l’encre numérique : l’écran ne consomme que lorsqu’il change d’image. Le module Affichage légal d’E-CLICK est compatible avec cette technologie, dont EMITY est le premier éditeur français à assurer la prise en charge.

  • ✓0 W pour maintenir un document affiché
  • ✓Jusqu’à 200 jours d’autonomie sur batterie (Samsung EM32DX)
  • ✓Lisible en plein soleil, sans reflet ni rétroéclairage
  • ✓-40 % de CO₂ à la fabrication (Samsung EM13DX, bio-résine)

Écran E-PAPER à encre numérique lisible en plein soleil en extérieur

ALLER PLUS LOIN

Un totem en façade, pour les horaires où tout est fermé

C’est souvent le soir ou le week-end que l’on cherche une information administrative. Un totem extérieur prend le relais quand les portes sont closes.

Totem numérique d’affichage légal installé en extérieur devant une mairie

La brochure E-CLICK

Fonctionnalités détaillées, matériels disponibles, formules d’abonnement et retours d’expérience : la brochure reprend l’ensemble, de quoi préparer un comité ou un dossier de subvention.

  • ✓Les matériels : borne, totem intérieur et extérieur, écran mural
  • ✓Les formules Standard, Premium et Premium+
  • ✓Les étapes d’installation avec un revendeur certifié

FAQ

Questions fréquentes sur l’affichage légal numérique

Les points sur lesquels collectivités, entreprises et syndics nous interrogent le plus souvent.

L’affichage légal numérique consiste à publier sur un support électronique les informations qu’une organisation doit rendre publiques : actes administratifs pour une commune, documents imposés par le Code du travail pour une entreprise, informations de gestion pour une copropriété. Le support peut être un site internet, un écran, une borne tactile ou un totem extérieur.

L’ordonnance n° 2021-1310 et le décret n° 2021-1311 du 7 octobre 2021 ont réformé les règles de publicité, d’entrée en vigueur et de conservation des actes des collectivités territoriales et de leurs groupements. Ils s’appliquent depuis le 1er juillet 2022 : la publication sous forme électronique est devenue le mode de publicité de droit commun.

Les communes de moins de 3 500 habitants, ainsi que les syndicats de communes et les syndicats mixtes, conservent le choix entre trois modalités : l’affichage, la publication sous forme papier ou la publication électronique. Ce choix doit être acté par une délibération expresse. Rien n’empêche une petite commune d’opter pour le numérique : c’est souvent l’occasion de moderniser aussi sa communication.

Non. Pour que les personnes sans accès à internet ou peu à l’aise avec le numérique ne soient pas écartées, la publication électronique s’accompagne de l’obligation, pour la collectivité, de communiquer une version papier de l’acte à toute personne qui en fait la demande. Un écran ou une borne en libre accès répond au même souci : remettre l’information à portée de main sur place.

Non, et c’est important : la publication électronique des actes se fait sur le site internet de la collectivité, qui reste le support de l’obligation. Une borne ou un totem vient compléter ce dispositif : consultation sur place, accessibilité PMR, disponibilité hors heures d’ouverture, téléchargement par QR code. Les deux se renforcent plutôt qu’ils ne se remplacent.

Le Code du travail impose de rendre accessibles à tous les salariés, notamment : les coordonnées de la médecine et de l’inspection du travail, la convention collective applicable, les numéros d’urgence, les dispositifs de lutte contre le harcèlement, l’égalité professionnelle femmes-hommes, les consignes de sécurité incendie, les horaires de travail, les coordonnées des représentants du personnel et du CSE, ainsi que les modalités d’accès au DUERP. Un écran en hall ou en zone de pause les réunit au même endroit.

En application de l’article 9 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, le syndic indique par voie d’affichage dans les parties communes la date de la prochaine assemblée générale et la possibilité offerte aux copropriétaires d’y faire inscrire des questions à l’ordre du jour. Cet affichage n’est pas prescrit sous peine de nullité de l’assemblée. En pratique, le hall accueille aussi les coordonnées du syndic, les règles de vie, les travaux en cours et les consignes de sécurité.

L’emplacement guide le choix. Une borne tactile convient au hall d’accueil, un totem extérieur étend la consultation hors horaires, un écran mural suffit en zone de pause ou en parties communes. Regardez ensuite trois points : la hauteur d’écran (accessibilité PMR), la possibilité de télécharger les documents par QR code, et le fait que l’équipement puisse aussi servir à votre communication.

Une fois l’emplacement arrêté et le matériel choisi, le déploiement se compte en jours plutôt qu’en semaines : un revendeur certifié EMITY installe l’écran et paramètre les premiers contenus. L’essai gratuit de 3 mois, jusqu’à 3 écrans, permet de tester le module Affichage légal avec vos propres documents avant de vous engager.

Souvent, oui. EMITY assure la compatibilité avec l’ensemble des fabricants d’écrans, ce qui permet de reprendre un parc existant sans le remplacer — c’est l’objet du label Replay. Un point technique avec un revendeur permet de valider ce qui peut être conservé.

Prenons vos obligations d’affichage une par une

Mairie, entreprise ou copropriété : un échange de trente minutes suffit généralement à savoir ce qui doit être affiché, où poser l’écran et ce que cela représente. L’essai gratuit de 3 mois vous laisse ensuite le temps de juger sur pièce.