Politique de confidentialité

EMITY, société à responsabilité limitée au capital de 10 000 €, 40 rue de la Pierre Plantée, 34830 JACOU, France, inscrite au RCS de Montpellier sous le numéro 835 398 058.

Délégué à la protection des données (DPO) : dpo@emity.io

• Formulaires de contact et demandes de démonstration : nom, prénom, e-mail, téléphone, société, message. Finalité : vous répondre et préparer une démonstration. Base légale : mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b RGPD). Conservation : 3 ans à compter du dernier contact.
• Chat et assistance : les messages échangés et les coordonnées que vous indiquez. Finalité : vous répondre. Base légale : mesures précontractuelles ou exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD).
• Accès à la plateforme E-MANAGER : identifiant, e-mail professionnel, journaux de connexion des utilisateurs (administrateurs et opérateurs des clients). Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD). Conservation : durée du contrat, puis suppression ou anonymisation des journaux sous 6 mois.
• Newsletter et communications marketing : e-mail professionnel, nom, société. Base légale : consentement (art. 6.1.a RGPD). Conservation : 3 ans à compter du dernier contact actif (ouverture, clic). Un lien de désabonnement figure dans chaque e-mail.
• Mesure d’audience et campagnes : pages consultées, parcours de navigation, provenance de la visite, données techniques du navigateur, sous forme pseudonymisée. Base légale : consentement (art. 6.1.a RGPD), recueilli par le bandeau cookies. Conservation : 13 mois au plus.
• Sécurité du site : adresse IP et requêtes adressées au site. Finalité : protéger le site contre les attaques et les abus. Base légale : intérêt légitime d’EMITY (art. 6.1.f RGPD).

Pour E-MANAGER et les modules E-CLICK (registre des visiteurs, gestion de file d’attente, réservation de salles et Smart Office), EMITY agit en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Les données traitées dans ces modules (visiteurs, salariés en flex-office, usagers en file d’attente) relèvent de la responsabilité du client, responsable de traitement. EMITY traite ces données uniquement sur instruction du client, dans le cadre d’un accord de sous-traitance conforme au RGPD. Pour exercer vos droits sur ces données, adressez-vous d’abord à l’organisation qui vous a accueilli.

Les données confiées à E-MANAGER et E-CLICK sont hébergées exclusivement en France, chez OVHcloud. Un accord de traitement des données (DPA) peut être signé avec chaque client, et la liste des sous-traitants d’EMITY est communiquée sur demande.

Vos données sont destinées aux équipes d’EMITY. Elles ne sont ni vendues ni louées.

EMITY fait appel aux prestataires suivants, qui traitent certaines données pour son compte ou déposent des cookies lorsque vous l’acceptez :

• OVHcloud (France) : hébergement du site et des logiciels EMITY. OVHcloud est certifié ISO/IEC 27001, 27017 et 27018, et un accord de traitement des données est signé avec lui.
• Google (Google Analytics, Google Ads, Google Fonts, YouTube) : mesure d’audience, mesure des campagnes publicitaires, affichage des polices de caractères, lecture des vidéos intégrées. Politique de Google
• HubSpot : gestion des contacts, des formulaires et des envois d’e-mails. Politique de HubSpot
• LinkedIn : mesure des campagnes et partage de contenus. Politique de LinkedIn

Les données peuvent aussi être communiquées aux autorités lorsque la loi l’exige.

Les données que vos équipes confient à E-MANAGER et E-CLICK restent hébergées en France. Les transferts hors de l’Union européenne concernent uniquement certains outils du site et de la relation commerciale listés ci-dessus, établis aux États-Unis ou qui y traitent des données. Ces transferts sont encadrés par le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) lorsque le prestataire y adhère, ou à défaut par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne. Une copie de ces garanties peut être obtenue auprès de notre DPO.

Lors de votre première visite, un bandeau vous informe de la présence de cookies et recueille votre consentement avant tout dépôt de cookie non essentiel.

• Cookies strictement nécessaires (sans consentement) : fonctionnement et sécurité du site, mémorisation de votre langue et de vos choix de confidentialité. Durée : session ou jusqu’à 1 an selon le cookie.
• Cookies de mesure d’audience (avec consentement) : statistiques de fréquentation et d’usage des pages, sous forme pseudonymisée. Durée maximale : 13 mois, conformément aux recommandations de la CNIL.
• Cookies marketing (avec consentement) : mesure de l’efficacité des campagnes et suivi des interactions avec nos contenus à des fins de prospection.
• Contenus intégrés (avec consentement) : les vidéos et contenus d’autres sites (YouTube, LinkedIn) se comportent comme si vous visitiez ces sites, qui peuvent déposer leurs propres cookies.

Vos choix se modifient à tout moment depuis le lien « Gérer le consentement » en bas de page, ou dans les réglages de votre navigateur. Refuser les cookies de mesure d’audience et marketing n’empêche pas l’accès aux contenus du site.

EMITY a mis en place un système de management de la sécurité de l’information (SMSI) conforme à la norme ISO/IEC 27001:2022, qui couvre la conception, l’hébergement, l’exploitation et le support d’E-MANAGER et d’E-CLICK. Une démarche de certification est engagée auprès d’un organisme accrédité. Parmi les mesures en place :

• services accessibles uniquement en HTTPS (TLS 1.2 minimum) ;
• sauvegardes chiffrées, conservées en France ; mots de passe des utilisateurs jamais stockés en clair ;
• accès attribués selon le moindre privilège, authentification multifacteur pour l’administration, accès révoqués le jour du départ d’un collaborateur ou d’un prestataire ;
• engagement de confidentialité signé par chaque collaborateur et chaque prestataire ayant accès au système d’information.

En cas d’incident grave affectant leurs données, les clients sont informés sans délai, et au plus tard dans les 24 heures suivant sa qualification. Les violations de données personnelles sont notifiées à la CNIL dans les 72 heures, conformément au RGPD. Pour signaler un événement de sécurité ou une vulnérabilité : rssi@emity.io.

Vous disposez sur vos données des droits suivants :

• droit d’accès, de rectification et d’effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition, notamment à la prospection commerciale ;
• droit à la portabilité ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment ;
• droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour les exercer, écrivez à dpo@emity.io ou à EMITY, 40 rue de la Pierre Plantée, 34830 JACOU. Une réponse vous est apportée dans un délai d’un mois. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL : www.cnil.fr.

Conformément à l’article 30 du RGPD, EMITY tient un registre des activités de traitement, régulièrement mis à jour, en qualité de responsable de traitement (site web, marketing, ressources humaines, gestion des clients et des partenaires) comme de sous-traitant (modules E-CLICK et E-MANAGER déployés chez ses clients).

La politique de confidentialité propre à l’application E-Box (lecteur d’affichage dynamique installé sur les players) figure sur la page Mentions légales.

Cette politique peut évoluer. Toute modification est publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour.

Voir aussi : Conditions d’utilisation du site · Mentions légales